Planes de Emergencias
Plan de Emergencias en General. (Introducción)
Cada condominio requiere desarrollar un protocolo para las diferentes emergencias que pudieran presentarse dentro de la comunidad. Es deseable que se formen grupos de trabajo y apoyo, donde se adquiera capacitación y formación en la temática. Si bien las emergencias no son habituales, cuando se presentan suelen tomar sin preparación a los protagonistas. Esta situación agrava las crisis y altera o complejiza la vida de los condóminos.
El Plan de Emergencias debe de ser de carácter preventivo y no impositivo (la Ley en CR no obliga) y desarrollado por la Administración o Junta Directiva del Condominio. Este Plan, nos ayuda ha identificar los riesgos a los cuales el condominio está expuesto, ya sea en sus estructuras o puntos vulnerables de invasión; el nivel de respuesta por parte de la comunidad frente a eventos imprevistos de la naturaleza como por ejemplo: terremotos, huracanes, tornados, desbordamientos de ríos, etc. Se estructura un Protocolo interno a seguir cuando sobreviene el percance y la forma como debemos de enfrentar la emergencia con el propósito de atenuar los daños que la propia emergencia pueda ocasionar. Una comunidad organizada, sigue un patrón diseñado para tal fin, no deja margen a improvisaciones que puedan ocasionar más daño que el provocado por la misma emergencia. Lo que se busca es mitigar el daño y el dolor.
Según la cantidad de filiales, así se desarrolla el Plan de Emergencias. Esto por cuanto, no muchos condominios tienen presupuestado una partida económica para este rubro. Como no se califica como un gasto ordinario o común, sino de un gasto extraordinario por inversión como lo pueden ser los seguros de incendios, de riesgos del trabajo y de la salud u otros; esta partida debe ser aprobada por la Asamblea de propietarios cuando se presenta el Presupuesto de operación del período. En esta partida, se debe especificar si incluye capacitaciones y cuántas; período o duración del mismo y actualizaciones.
¿Cómo y cuándo debe de darse una alerta de emergencia?
En primer lugar, se deben clasificar las emergencias. Pueden ser por color: Amarilla:
Preventiva, de riesgo, Roja:Declarada en curso.Verde:Levantamiento de emergencia, estado normal.
La emergencia la trasmite o declara la Administración o Junta Directiva del Condominio por medio de los diferentes grupos de apoyo. En el Condominio se pueden instalar sirenas de alerta, campanas o algún tipo de alarma sónica. También, por medio de la página web del condominio se deja un espacio donde la comunidad pueda interactuar entre sí y donde sus miembros puedan tener acceso desde cualquier lugar e informarse de la situación que se está suscitando si es que algún propietario no está en sitio. Cada uno de los grupos debe estar preparado para guiar a toda la comunidad en las diferentes tareas que se deben realizar según la emergencia o evento en curso. Es importante que cada residente tenga interiorizado que el vivir bajo este régimen especial, es vivir bajo normas y orden.
Pequeñas emergencias estructurales. Cada condominio debe implementar o desarrollar alianzas estratégicas de soporte y asistencia empresarial para aquellos eventos imprevistos, llámese: reparaciones, fugas de agua, de gas, mantenimiento en general, equipo contra incendio, seguridad, seguros inmobiliarios, servicio legal, consultorías, etc.
Invasión.
Uno de los problemas que afronta la sociedad civil hoy en día es la inseguridad ciudadana. De ahí que el condominio como comunidad organizada ante el estado debe contratar para resguardo de sus instalaciones, bienes y población residente; los servicios de vigilancia y seguridad. La inversión en este campo puede ascender al 60% de los ingresos totales, ya que se deben instalar equipos de vigilancia (alarmas, cámaras de circuito cerrado, electrificación, alambre navaja, etc.) así como la contratación de oficiales de seguridad. Parte de la función del administrador es revisar los planes de contingencia en materia de invasión que debe presentar la empresa contratada. Por ejemplo, ellos deben aportar conjuntamente con los requisitos de oficio para operar; un planeamiento en aquellos casos de invasión, que tengan equipo de comunicación y unidad de apoyo para estos eventos. Que el condominio (cliente) cuente con el respaldo de una póliza de responsabilidad civil, así como de una pronta respuesta por parte de la empresa de seguridad.
Aseguramiento de sus instalaciones. Las edificaciones comunes deberán estar permanentemente aseguradas contra incendio y terremoto por la suma que establezca la Asamblea de Propietarios, siendo de competencia del Administrador proceder al aseguramiento si no lo hubiera y con cargo al gasto común. El administrador podrá además contratar otros seguros que sean necesarios para la adecuada cobertura y protección de los bienes y personal que labore para el Condominio.
Emergencias circunstanciales de primer orden. Estas se caracterizan por ser emergencias en las estructuras del edificio. La administración puede organizar la conformación de comisiones o unidades de apoyo en este particular. Se pueden hacer contrataciones para capacitar a estos grupos sean en materia de primeros auxilios de la salud (paramédicos), estructurales (terremotos, huracanes, incendios); o de segundo orden (psicológicos). También, establecer alianzas con el cuerpo de Bomberos, Cruz Roja, Policía, Comisión de emergencias a nivel nacional.
Lucha y prevención contra incendios. Cuando hablamos de condominios verticales, se deben considerar todas las variantes posibles que se puedan dar en estos edificios. Por ejemplo: si hablamos de incendios, este tipo de edificaciones deben cumplir normas específicas. Hay que considerar que el fuego se expande más rápido en un condominio vertical que uno horizontal, por eso; los materiales juegan un papel importantísimo. Estos deben tener la máxima resistencia al fuego directo (1 hora), tanto las externas como las paredes que dividen una filial de la otra. Las losas entre los pisos deben tener un grosor de 12cm. y sus materiales deben resistir dos horas el calor del incendio. Los 12cm. de concreto son los que hacen una resistencia de dos horas al fuego. Se pueden hacer entre pisos de acero con espesor menor, pero se tendrían que revestir y reforzar con pinturas especiales. Los conductos mecánicos (tuberías de agua potable, aire acondicionado, etc.) y los eléctricos (cableado telefónico y eléctrico) deben estar compartimentados para que no actúen como conductores. Es requisito hoy en día, que en todo desarrollo habitacional, tanto vertical como horizontal, se instalen en un punto estratégico uno o varios hidrantes. Que hacer en caso de incendio? Lo primero es llamar al 911 Después: 1- Salir del edificio en forma ordenada y con la cabeza baja. 2- Utilizar las vías de emergencia que se indican en el edificio. 3- Cuando el fuego es pequeño, utilizar los extintores. 4- Ayudar a las personas con discapacidad o mayores de edad. 5- Mantener la calma Prevención. Se deben instalar (condominios horizontales) por cada 4 casas, un extintor. En condominios verticales; la instalación de sistemas contra incendios en cada piso es relevante en un edificio de mas de 2.500m2, e instalar en cada piso un extintor, detectores de humo en cada habitación y que éstos estén centralizados y monitoreados. También, cuando falta la electricidad se debe instalar lámparas de iluminación de emergencia en los pasillos y escaleras. Siempre hablando de estos edificios, el acceso vehicular tiene que tener un ancho de por lo menos 7mts. X 5mts. de alto, todo esto; para facilitar el ingreso de las máquinas extintores de incendio. La entrada al edificio debe tener un radio de giro de al menos 13mts. para estos mismos camiones extintores. Conclusión. Al diseñarse estas torres de condominios, al constructor se le deben exigir esta calidad de materiales a la hora de construir el edificio; pero sobre todo, los mismos residentes deben estar preparados para cualquier emergencia que se presente. Se entiende que, una de las principales causas de incendio es el descuido por parte de sus residentes a la hora de manipular o instalar equipos electrónicos que consumen mucha electricidad.
Plan de contingencia económica.
Parte de la labor administrativa es, prevenir gastos imprevistos por medio de la creación de un fondo económico de contingencias. Éstos pueden ser utilizados para cubrir eventos de carácter estructural, de la salud, de proyectos futuros o para que la operación del condominio no ser vea interrumpida por el impago de los condóminos. Una sana administración de recursos económicos es aquella donde las cuentas por cobrar "condóminos" relacionadas al aporte por gastos comunes, no presentan un índice mayor al 10% de los ingresos. Casi siempre hay atrasos por parte de algunos condóminos con las obligaciones que éste debe cumplir con el condominio. Previniendo estos acontecimientos, el administrador debe desarrollar estrategias para recaudar todos los ingresos posibles. Como por ejemplo: habilitar varias cuentas con el sistema bancario, que los condóminos tengan la oportunidad de pagar vía transferencia electrónica, depósito bancario, tarjeta de crédito; o simplemente, hacer el cobro directo a cada propietario en su residencia. También, vía reglamento; cargar intereses moratorios para aquellas cuentas mayores a tres meses o implementar un régimen de multas. Con estos ingresos no presupuestados, se alimenta el fondo común y éstos a la vez, pueden invertirse en obras de mantenimiento, títulos valores u otros. Por otro lado, en la constitución del condominio, se debe incluir en el reglamento de condominio; que de los aportes que cada propietario debe contribuir con la manutención y sostenimiento del condominio, que un porcentaje (%) de esos ingresos sea destinado al Fondo Económico de Contingencia. Si en el reglamento hay omisión del asunto, la Asamblea de Propietarios deberá reunirse y en voto del 100% (todos los propietarios) se establecerá la suma y si el tendrá un monto máximo. En caso de tenerlo, la misma asamblea fijará el monto respectivo como también, el procedimiento y las reglas de aplicación de esos fondos. Otra manera de asignar esta contribución es de acuerdo al porcentaje (%) de participación que cada filial o propietario tiene en el valor total del condominio.
